فعالیت کسب و کار نباید وابسته به مدیر باشد

 اگر کسب و کارتان بدون شما قادر به فعالیت نیست، شما کارآفرین نبوده و فقط شاغل هستید. اما اگر فعالیت تجاری شما به گونه‌ای است که برای مثال با یک ماه مسافرت، درآمد و فعالیت آن متوقف نمی‌شود آن‌گاه می‌توانید ادعای مالکیت یک کسب و کار را داشته باشید.

اما چگونه می‌توان صاحب یک کسب و کار بود؟ جواب ساده است، باید سیستم کارآمدی خلق کنید. نگران نشوید. نیازی به شکستن شاخ غول نیست. فقط لازم است سه مورد را با هم هماهنگ کنید: پرسنل، فرآیند و فناوری. با چیدن درست این سه مهره، بازی را برنده شده‌اید.

۱- پرسنل

حتی با فراهم کردن بهترین فناوری‌ها تا زمانی که نیروی انسانی ماهر و هماهنگی نداشته باشید، قادر به بهره‌گیری مناسب از آن‌ها نخواهید بود. متاسفانه‌ انسان‌ها بنده‌ی عادت هستند و علاقه‌ای به تغییر عادت‌های بد خود ندارند. پس چگونه می‌توان آن‌ها را با مجموعه هماهنگ کرد؟

ابتدا باید پرسنل را در فرآیندها درگیر کنید. با سیستم سلسله مراتبی، آن‌ها را در قالب مشخصی محصور نکنید. در عوض به آن‌ها اختیار عمل بدهید تا راه‌حل‌های ابتکاری کشف کنند و بهترین خروجی را داشته باشند. برای کشف بهترین راه‌حل‌ می‌توان به پاسخ سوال‌هایی مانند علت مشکل چیست؟ یا چه اشتباهی در فرآیند اجرا منجر به این مسأله شده است، فکر کرد. به منظور هدایت تیم به سمت راه‌حل‌های خاص به آن‌ها اختیار ایده‌پردازی بدهید تا با کار درگیر شده و بیش‌تر تشویق شوند.

اگر تعدادی از کارمندان قادر به پذیرش سیستم جدید نیستند، از سرپرست منابع انسانی بخواهید که با آن‌ها صحبت کرده و فرهنگ سازمانی مجموعه را برایشان شرح دهد. اگر هم ‌چنان به سرکشی ادامه دادند، عذرشان را بخواهید.

۲- فرآیند

باید تا جای ممکن برای روند کار فرآیندهای ساده‌ای طراحی کنید. فرآیند نامناسب باعث سردرگمی و اضافه‌کاری‌های زیادی می‌شود که مانع بزرگی در برابر چابکی سیستم است. مدیران کسب و کار باید در نظر داشته باشند که هدف هر فرآیندی انجام بیش‌ترین کار ممکن در کمترین زمان و با کم‌ترین تلاش است. اگر کاری بیش از ۵ ساعت در هفته شما را به خود درگیر می‌کند، خلاص شدن از شر آن، ارزش صرف هزینه و زمان برای بازطراحی سیستم یا راه‌اندازی اتوماسیون را دارد. بعد از راه‌اندازی سیستم با تشکیل جلسات منظم از کارمندان نظرات آن‌ها را جویا شوید و به اصلاح اشکالات احتمالی آن بپردازید.

۳- فناوری

فناوری آخرین حلقه‌ی بهره‌وری است. سیستم‌های کسب و کار باید ظاهر کاربر پسندی داشته باشند و پیگیری پیشرفت کار برای کارمندان دشوار نباشد. هر چه کارمندان با ساز‌ و‌ کار سیستم غریبه‌تر باشند احتمال سازگاری آن‌ها با سیستم کم‌‌تر خواهد بود. ‌برای راه‌اندازی سیستم کارآمد سرمایه‌ی مناسبی را اختصاص دهید و از تطبیق آن با توانایی‌های کارمندان و نیاز‌های مجموعه اطمینان حاصل کنید. آیا فناوری مربوطه به آسانی قابل استفاده است؟ آیا انعطاف قابل قبولی دارد؟ اگر چنین نیست، چقدر هزینه و زمان برای انطباق آن با شرایط جدید لازم است؟

می‌خواهید در ۶۰ سالگی چه موقعیتی داشته باشید؟ آیا دوست دارید در آن زمان در کنار خانواده آسوده بوده و به سفر‌های تفریحی بروید؟ یا اینکه در آن سن هم چنان گرفتار شغلتان باشید؟ برای آسایش دوران سالمندی باید از ابتدا در شروع کار سیستم مناسبی پیاده کنید.