چگونه با کمترین تلاش بیشترین کار را انجام دهیم؟

کارآفرین ها و کسانی که مسئولیت های حرفه ای بسیاری دارند، بایستی برنامه ریزی های دقیق و صحیحی برای کسب و کار خود داشته باشند تا از قافله رقابت ها جا نمانند.

اما چطور می توان این مهم را به انجام رساند؟ همیشه در طول فعالیت های کاری، مسایل گوناگونی پدیدار می شوند و آرمان ها و چشم اندازهای جدیدی ظهور پیدا می کنند و اگر شخص توانایی سازمان دهی به این حجم از فکر و ایده و مشغله را نداشته باشد، بدون شک توانایی پیشبرد اهدافش را هم نخواهد داشت.

در این راستا بسیار مهم است که شما اولویت های کاری خود را بشناسید و سعی کنید با کمتر کار کردن، پیشرفت و موفقیت بیشتری برای خود رقم بزنید. هنر اصلی در این رابطه این است که کارهای مهم را در صدر امور قرار دهید و شاخ و برگ های اضافه را از آن بچینید.

شما باید بیاموزید که لازم نیست همه امور یکجا و همزمان انجام شوند. گاهی نیاز است که مسایل کم اهمیت تر یا آنهای که محدودیت زمانی ندارند را کنار بگذارید و همه تمرکز خود را روی هسته اصلی هدفتان قرار دهید. سپس در اولین فرصت، امور جانبی را نیز به سرانجام رسانده و بدون استرس و فشار در مسیر پیروزی گام بردارید.

اغلب ما به اشتباه تصور می کنیم که هر چه بیشتر و فشرده تر کار کنیم، بهتر است و موفق تر خواهیم بود. اما این را مدنظر داشته باشید که همیشه کیفیت امور بسیار مهم تر و ارزشمندتر از کمیت آنها هستند. اگر یک هدف را با همه جزئیات و کامل و با کیفیت به سرانجام برسانید، بسیار بهتر از این است که چندین چشم انداز را به موازات هم پیش ببرید و در آخر هم هیچ کدام به ثمر ننشینند.

برای این منظور، ساده ترین کار این است که یک لیست کوتاه از کارهای مهم تهیه کنید. گزینه های خود را اولویت بندی کنید و بر اساس ضرب الاجل ها، برای هر یک از گزینه های لیست خود یک برنامه زمانی تعیین کنید.

مطمئن باشید وقتی با آرامش و بدون استرس و با نظم و بر اساس برنامه ریزی کارهای خود را انجام دهید، وقت بیشتری بدست خواهید آورد و شمار بیشتری از کارها را به انجام خواهید رساند.

استرس موجب حواس پرتی می شود و در نتیجه وقت زیادی از شما را می تواند تلف کند. در مقابل، برنامه ریزی منطقی و صحیح، آرامش لازم را برای انجام امور به فرد می بخشد و در نتیجه بدون کوچک ترین اتلاف وقتی می تواند کارهای بیشتری را انجام دهد.

اغلب مردم وقتی ارتقا شغلی می گیرند، حس مسئولیت پذیری و وجدان کاریشان به شدت افزایش پیدا می کند و در نتیجه بیشتر از گذشته کار و تلاش می کنند. این ذات بیشتر آدم هاست که نمی توانند در برابر مسئولیت های که پذیرفته اند بی اعتنا بمانند و در نتیجه خودشان پررنگ تر از قبل در صحنه حاضر می شوند.

اما برای موفقیت بیشتر لازم است هرس کردن را بیاموزید.

برای این منظور در وهله اول «نرخ ساعات پربازده» خود را محاسبه کنید. به این صورت که، رقم دقیق مالیات، افت ارزش و درآمد خالص سالانه خود را محاسبه کرده و آنها را از ساعات کاری سالانه خود کسر کنید. به طور مثال، اگر سالانه ۲۰۰ هزار دلار درآمد دارید و ۲ هزار ساعت هم کار می کنید، در نتیجه نرخ ساعات پربازده شما یکصد دلار در هر ساعت خواهد بود.

با این حساب، می توانید درک درست و کاملی از نحوه عملکرد خود پیدا کنید و در صورت نیاز، برخی از امور را به دیگران محول کنید تا با سرعت بیشتر و هزینه کمتر آن را انجام دهند. به طور مثال، با ساعتی یکصد دلار شما نباید کارهای اداری و منشی گری کنید زیرا می توانید با پرداخت مثلا ساعتی ۲۰ دلار یک منشی استخدام کنید تا امور مربوطه را با سرعت بیشتر و هزینه کمتر به انجام برساند.

با سپردن کارهای متفرقه به کارشناسان آن، وقت شما برای انجام اموری که تخصص اصلیتان است خالی خواهد شد و در نتیجه بازدهی بهتری خواهید داشت. مطمئن باشید تقسیم کارها هزینه نهایی کمتری بدنبال خواهد داشت.

حالا این سوال پیش می آید که چگونه کارهای اصلی را از انواع متفرقه تشخیص دهیم؟

به مدت یک هفته یا حداقل سه روز همه کارهایی که در طول روز انجام می دهید را یادداشت کنید. سپس گزینه هایی که تصور می کنید در انجام آنها بسیار بهتر هستید و استعداد بیشتری دارید را مشخص نمایید.

برای درک بهتر این موضوع، این مثال واقعی را بخوانید: فردی که در املاک کار می کرد، پس از یادداشت کردن امور روزانه اش به مدت یک هفته و بررسی آنها متوجه می شود که یکی از کارهای او تاثیر بسیار زیادی روی کاری که انجام می دهد دارد. این کار، دور زدن با ماشین در اطراف و نگاه کردن به زمین ها و خانه ها بود. او متوجه شد که در اندازه گیری و تشخیص پتانسیل خانه ها و زمین ها استعداد زیادی دارد.

شخص مذکور پس از کشف این موضوع، بقیه کارهای روزانه اش را به دیگران محول کرد و بیشتر زمان خود را روی کاری که استعداد بیشتری داشت گذاشت و در نهایت توانست در مدت زمان کوتاهی، سود حاصل از درآمدش را افزایش دهد.

وقتی به مدت یک هفته روی فعالیت های خود تمرکز می کنید، متوجه خواهید شد که در یک یا چند زمینه، کارایی بسیار بهتری دارید. در نتیجه با وقف زمان بیشتر به آن امور، صرفه جویی زمانی و مالی خواهید داشت و این امر در سرعت بخشیدن به پیشبرد اهدافتان تاثیر شگرفی خواهد داشت.

البته برای کسانی که بیزینس شخصی و کوچکی دارند، کاملا ضروری است که در همه زمینه های شغل خود مهارت و دانش کافی داشته باشند و خودشان بخش اعظمی از امور را بدست بگیرند.

در آخر هم شاید بد نباشد این سیستم را به این تشبیه کنیم که شما اگر بخواهید تکه سنگ های بزرگ، ماسه و شن را درون یک گلدان شیشه ای بچینید، درست این است که سنگ های درشت را کف گلدان بگذارید، ماسه ها را روی آن و در آخر شن را بریزید. اگر در ابتدا شن در گلدان بریزید، دیگر سنگ های بزرگ در آن جا نخواهند شد.

به صورت کلی، شما با تمرکز بر سوژه های کمتر و کارهای مهم تر، بسیار بهتر، سریع تر و کم هزینه تر می توانید اهداف خود را محقق سازید.