بهتر بنویسید تا موفق‌تر شوید
ایده‌ها فقط در حد ایده باقی می‌مانند، اگر ابزار مناسب برای ابراز و اشتراک‌گذاری آن‌ها را با دنیا نداشته باشید. نوشتن یکی از ابزارهای مناسب ثبت و به‌اشتراک‌گذاری ایده‌ها است.
افرادی هستند که ممکن است در مسیر شغلی خود از کارآموز گرفته تا مدیر و مدیر ارشد و رئیس از نوشتن به عناوین مختلفی استفاده کنند؛ اما متوجه نیستند که حقیقت نوشتن چیست؛ حداقل به‌صورت حرفه‌ای به آن نگاه نکرده‌اند. برای آن‌ها، معمولا نوشتن راه ساده‌ای برای برقراری ارتباطات و اشتراک‌گذاری اطلاعات اولیه است. رشته‌ای از کلمات که با این عبارت‌ها آغاز می‌شوند: «برای آگاهی شما …»، «برای اینکه بدانید …»، «نمی‌دانم این را می‌دانید یا نه …» یا پاسخ‌های سریعی برای سوالات کوتاه هستند: «انجام خواهم داد.»، «متوجه شدم، ممنونم.»، «فهمیدم.»
همه‌چیز از زمانی تغییر می‌کند که ایده‌ها از درون شخص شروع به جوشیدن می‌کند. این ایده‌ها ممکن است مربوط‌به بهتر انجام دادن کارها، چگونگی انگیزه بخشیدن به گروه کاری و راه‌های جدید برای گسترش کسب‌وکار باشد. دراین‌صورت تنها چالش موجود برای شخص، یافتن مسیری برای انجام دادن این ایده‌ها است. داشتن جلسات صرف چای و گپ زدن با همکاران اغلب مفید است، اما رسیدن به نتایجی که به عمل منجر شود، دشوار به‌نظر می‌رسد. هرکس ایده‌ای دارد و البته این ایده‌ها یکسان خلق نمی‌شوند. اما اغلب این ایده‌ها آفتاب صبح فردا را نمی‌بینند، چون صاحب آن از ابزار ضروری برای ثبت و به‌اشتراک‌گذاری ایده‌اش با دنیا استفاده‌ی درستی نکرده است.
نوشتن ایده‌ها
بنابراین معجزه زمانی رخ می‌دهد که به‌جای ادامه‌ی گفتگوهای بیهوده بر سر ایده و گفتن اینکه اجرای آن ممکن نیست، دست‌به‌کار شوید و ایمیلی درباره‌ی ایده‌هایتان برای رئیس یا کارفرما بنویسید. با گرفتن جوابی اندیشمندانه، برای پیش‌بردن ایده‌ی خود تشویق می‌شوید. پس از آن بیشتر و بیشتر درباره‌ی ایده‌تان بنویسید. برای هرکس که فکر می‌کنید می‌تواند با جوابش به ایمیلتان در روند اجرایی شدن ایده‌تان کمکی بکند، نامه بنویسید. حتی اگر جوابی که دریافت می‌کنید، ناامیدانه باشد. مثل اینکه: «این ایده هیچ ارزشی ندارد.» یا «ایده نیاز به تشریح مفصل‌تری دارد.» اما نوشتن را ادامه بدهید.
در ادامه درباره‌ی روند پیشرفت ایده‌تان برای افراد مؤثر بنویسید. به‌صورت هفتگی وضعیت موجود را شرح دهید و درباره‌ی آنچه درست جلو رفته و آنچه به‌خوبی جواب نداده، بنویسید. حتی پیرامون مسائلی که کسب‌وکار را تهدید می‌کند، به‌صورت نوشتاری توضیح دهید و آنگاه خواهید دید که چطور راه‌حل‌ها به‌سراغتان می‌آیند. می‌بینید که نوشتن فقط راهی برای ایجاد ارتباط نیست؛ بلکه راهی برای اجرایی کردن ایده‌ها ازطریق کلمه‌ها است. هرچه بیشتر به این امر اعتقاد داشته باشید، تحول بزرگ‌تری را در زندگی و کار خود شاهد خواهید بود.
اهمیت مهارت نوشتن
حالا ممکن است بپرسید: «اگر ایده‌ای نداشته باشم چه؟» این هم نگرانی ندارد، چون با نوشتن، ایده‌ها نیز به سراغتان خواهند آمد. حتی اگر این اتفاق هم روی ندهد، توانایی کنار هم قرار دادن جمله‌ها به‌طور منسجم برای بیان افکار خود به دیگران (همکاران، رئیس، مدیر و …) به‌گونه‌ای که آن‌ها افکار و عقایدتان را بفهمند، توانایی اساسی و مهمی است. به نقل از انجمن ملی دانشگاه‌ها و کارفرمایان، ۷۳ درصد از کارفرمایان خواهان این توانایی در کارمندانشان هستند. به‌علاوه «جیسون فراید»، موسس «بیس‌کمپ»، در کتاب خود به‌نام «بازنویسی» (به انگلیسی: Rework) می‌نویسد:
«اگر می‌خواهید از بین تعدادی متقاضی کار، یک‌نفر را استخدام کنید، بهترین نویسنده را از میانشان برگزینید. توانایی نویسندگی آن‌ها نتیجه‌ی مطلوبی خواهد داد. به‌این‌دلیل که نویسنده‌ی خوب بودن چیزی بیش از نویسنده بودن است و آن شفافیت در نوشتن است. نوشتن واضح و شفاف، علامت واضح اندیشیدن است. نویسندگان عالی راه ارتباط برقرار کردن را به‌خوبی می‌دانند. آن‌ها هرچیزی را برای فهمیدن ساده می‌کنند. نویسنده‌ها می‌توانند خودشان را جای دیگران بگذارند. آن‌ها می‌دانند چه‌چیز را از قلم بیندازند و حذف کنند. این توانایی‌ها کیفیت‌هایی هستند که به‌عنوان کارفرما در هر سمت و موقعیت شغلی به آن‌ها نیاز دارید. نوشتن امر رایج امروزه برای ایده‌های خوب است و پلی برای بازگشت به‌تمام افراد جامعه ایجاد می‌کند.»
مشکل اینجا است که افراد جوانی که از دانشگاه با موفقیت بیرون می‌آیند، نوشتن را به‌عنوان یک مهارت حرفه‌ای در دانشگاه‌ها نیاموخته‌اند. «دانا گلداشتاین» در مقاله‌ای با تیتر «چرا بچه‌ها نمی‌توانند بنویسند؟» در نیویورک تایمز نوشته است:
«طبق آخرین بررسی‌های ملی پیشرفت آموزشی، سه چهارم از دانش‌آموزان دوره‌ی هشتم و دوازدهم در نوشتن مهارتی ندارند؛ و ۴۰ درصد از کسانی که در آزمون مهارت نوشتن سال ۲۰۱۶ دبیرستان شرکت کردند، توانایی نوشتن و خواندن لازم برای سپری کردن موفقیت‌آمیز دوره‌ی زبان انگلیسی دانش‌آموزی را نداشتند.»
چه باید کرد؟
مفهوم این بررسی‌ها و نتیجه‌ها چیست؟ معنایش این است که فارغ از میزان مهارتتان در نوشتن، باید با کلمه‌های نوشته‌شده آشتی کنیم. این یعنی از خودمان بپرسیم آیا مسیری که برای نوشتن حرفه‌ای برگزیده‌ایم، در پیشرفت کاری کمکمان می‌کند یا مانع محسوب می‌شود؟ و مهم‌تر از همه اینکه باید این حقیقت را بپذیریم و درونی کنیم که نوشتن اگر راه‌حل کاملی نباشد، مسیر انجام کارها را در هر مسئله‌ای اعم از سیاست‌های اداری و پارتی و تبعیض قائل شدن و سایر مشکلات مانند نژادپرستی هموارتر می‌کند.
به‌طور ویژه، این یعنی اینکه سرنوشت حرفه‌ای خود را به دستانتان بسپارید و آن‌ها را روی صفحه کلید قرار دهید. پیشرفت‌ها و هدف‌ها و جزئیات پیشبرد کارها و نواحی بهبودیافته را به‌صورت هفتگی یادداشت کنید. هرگاه ایده‌ای داشتید، فوری بنویسید و بعد ویرایش کنید و سپس آن را برای همکاران ارشدتان که می‌توانند در اجرایی شدن ایده کمکتان کنند، بفرستید. به‌این‌ترتیب حداقل می‌توانید پیشرفت خود را شاهد باشید. اگر مسائلی را شناسایی کردید، آن‌ها را بنویسید، راه‌حل‌های ملموس و دست‌یافتنی برای آن پیدا کنید و در کنارشان بنویسید. بعد این نوشته‌ها را بفرستید. حتی اگر در محیطی کار می‌کنید که ایمیل فرستادن مرسوم نیست، تمام موارد گفته‌شده را در کاغذ بنویسید و روی میز در معرض دیدشان قرار دهید.
مستندسازی تمام این موارد و اطمینان از رسیدن نوشته‌ها به‌دست افراد مؤثر، شما را از جنبه‌های گوناگونی محافظت و یاری می‌کند.
توصیه‌هایی برای نوشتن
در این زمینه چند توصیه‌ی حرفه‌ای کوتاه را بشنوید:
- نوشته‌ی خود را نه‌تنها به‌دلیل رفع اشکالات گرامری و نوشتاری، بلکه برای شفاف‌سازی افکار مبهم ویرایش کنید.
- اگر ایمیل می‌نویسید، حتما یک خط موضوع کوتاه و پرمفهوم برای آن بنویسید.
- نوشته را در قسمت‌های بزرگ با جملات زیاد ننویسید.
- به‌زبان عامیانه و محبوب مردم بنویسید. مهم‌ترین چیزی که باعث می‌شود نوشته دلنشین و جذاب باشد، یک متن روان بدون تکلف است.
- وقتی روند یک کار را می‌نویسید، آن را به‌صورت یک داستان یا روایت دارای ابتدا، میانه و انتها تجسم کنید و توجه داشته باشید که داستانتان حاصل یک روند طولانی از هفته‌ها و ماه‌ها و درصورت ممکن سال‌ها است. شما و همکارانتان شخصیت‌های این روایت هستید و آنچه در محیط کار رخ می‌دهد، پیرنگ داستان است.
- وقتی چیزی را می‌خواهید، آن‌را شفاف بیان کنید. نوشتن هم مانند صدای واقعی‌تان بسته به نیتی که دارید، دارای لحن مخصوص خود است. داشتن اعتماد به‌نفس هنگام درخواست چیزی خوب است، اما تردید هم در زمانی‌که خواهان توصیه‌ای هستید، مشکلی ندارد.
