۶ ضعف فاحش مدیریت و کارآفرینی و راهکارهایی عملی برای رفع آن ها

امروز روز ملی کارآفرینی نامگذاری شده است و به همین مناسبت تصمیم گرفتیم مطلبی در حوزه مدیریت و کارآفرینی تهیه کنیم و به جای نوشتن مطلبی تکراری و کلیشه ای در این مورد، بنا شد که با مطلبی در حوزه ضعف های حوزه مدیریت و کارآفرینی در خدمت شما باشیم. مدیریت و رهبری یک مجموعه کاری کار آسانی نیست و مهارت در این حوزه اغلب به زمان و صبر دارد تا در ایفای این نقش کلیدی به مهارت کافی دست یابید. در قلب این نقش، چیزی که اغلب کارمندان می خواهند کسی است که نقش رهبری آن ها را بر عهده داشته باشد نه کسی که نقش رییس و مافوق را برای آن ها ایفا کرده و تنها آنان را امر و نهی سازد.

اگر اهداف و انگیزه های شما به عنوان مدیر، معطوف به منافع شرکت و تیم کاری آن باشد احتمال این که در رهبری گروهتان شکست بخورید بسیار کم خواهد بود. اما اگر در هدایت شرکت تازه تاسیس شده و تیم کاری خود خوب عمل کنید نیز هنوز جایی برای بهبود راهکارهای مدیریتی شما وجود دارد. در ادامه می خواهیم شما را با ۶ ضعف معمول در حوزه مدیریت و کارآفرینی و روش های اصلاح آن ها آشنا کنیم.

۱- عدم اعتماد به کارکنان

مدیران جدید اغلب بیش از حد کارکنان خود را کنترل کرده و یا بیش از ظرفیت و توانایی آن ها برایشان مسئولیت و بار کاری تعیین می کنند. تنها دلیل چنین روشی این است که مدیران به کارکنان خود اعتماد کافی نداشته و فکر می کنند که به اندازه آنان در انجام وظایف خود موفق نیستند.

کیشا اَی ریورز، موسس و رییس بخش محصولات گروه تولیدی The KARS Group Ltd در این باره چنین می گوید:” این شرایط زمانی رخ می دهد که مدیریت نقش خود را اشتباه درک کرده و به جای آن نقش سرکارگر یا مدیر را در تلاش برای اطمینان از درست انجام شدن کارها ایفا می کنند. بهترین رویکرد این است که تمام جزییات مربوط به کاری که باید انجام شود توسط مدیر کنترل نشده بلکه تمرکز شما باید روی خروجی هایی تعیین شده و اعتماد به تیم کاری برای رسیدن به هدف مذکور باشد. حمایت ها و پشتیبانی های مقطعی بهترین رویکرد برای اطمینان از حاصل شدن پیشرفت است، نه اینکه بخواهید کوچکترین و ساده ترین ایمیل ها برای شما نیز ارسال شود یا از تیم کاری خود بخواهید که گزارش های کاری روزانه برای شما تهیه کنند”.

هیثر موناهان، موسس گروه آموزش کاری Boss in Heels بر این باور است که بسیاری از مدیران از اعتماد به کارمندان در حوزه اطلاعات شرکت بیم دارند و بدین ترتیب از به اشتراک گذاشتن آیتم های باارزش با آنان شکست می خورند. او می گوید:” تصمیم برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات کلیدی و تماشای این که چطور تیم شما این اطلاعات را مدیریت می کند رویکرد مناسبی برای اعتماد سازی در سطح کل شرکت می باشد”.

۲- داشتن تماس بیش از حد با کارمندان

داشتن تماس ۲۴ ساعته و در طول ۷ روز هفته به نماد نیروی کار سیار امروزی تبدیل شده است. ارتباط دائم و همیشگی با کارمندان به مدیران این امکان را می دهد که در مسیر انجام کار بازخوردها را نشان داده و در مناطق زمانی مختلف بتوانند به راحتی کارکنان خود را مدیریت نمایند. اما مشکل این است که این سبک مدیریت می تواند به کانکشن دائمی و پیوسته و رویکرد مدیریتی حضور در همه جا منجر شود که برای مدیران و اعضای تیم کاری به یک اندازه بد خواهد بود. به گفته نیکلاس ثورن، مدیر عامل کمپانی Basno در دسترس بودن دائمی می تواند در نهایت به ناتوان ساختن و گرفتن قدرت تصمیم گیری از کارمندانی منتهی شود که حس می کنند همیشه باید آنلاین باشند زیرا مدیر آن ها اعتقاد دارد که باید همیشه تایید او را در مورد همه چیز داشته باشند.

وی در این باره چنین می گوید:” مدیران باید در توانمند سازی اعضای تیم کاری خود برای کار قاطعانه بسیار عملگرا باشند. تنها به این دلیل که ابزارهای مدیریت پروژه، پیام دهی آنی، ایمیل و غیره به مدیر امکان می دهد که در هر دقیقه از تصمیم گیری های که صورت می گیرد مشارکت داشته باشد، نباید گفت که این سبک برای تمام افرادی که در این پروسه شرکت دارند مناسب است. به طور واضح صحبت کنید تا انتظارات ثابت خود را تعیین نمایید و در گفتن «من به قضاوت تو اطمینان دارم» درنگ نکنید”.

موناهان می افزاید که مدیران بسیار فعال معمولا در دسترس نیستند. تنها باید خود را در برابر انتظارات معقول در دسترس و مسئول بدانید. کار کشیدن بیش از حد از خود بیشتر از نتایج مثبت، نتایج منفی در بر خواهد داشت، چه برای شما و چه تمامیت شرکت. تعیین محدودیت ها و فهمیدن این که نمی توانید همه کارها را انجام دهید، به شما امکان می دهد که بخشی از وظایف خود را حذف کرده و روی اولویت ها تمرکز داشته باشید”.

۳- بی تحرکی و رکود

تمامی مدیران در نهایت با خطر بن بست در مسیرشان مواجه خواهند شد. روش کنونی انجام کارها شاید قابل ادامه باشد اما مهم این است که به خود یا تیم تان اجازه ندهید دچار بی تحرکی و رکود شود. لیز التینگ، مدیرعالم سرویس تجاری TransPerfect در این باره می گوید:” بزرگ ترین تهدید برای یک تجارت موفق بی تحرک شدن و از دست دادن میل نوآوری و خلاقیت است”. بهترین کاری که به عنوان مدیر برای تیم خود می توانید انجام دهید این است که با ان ها ارتباط برقرار کرده و ذهنیت روشنی از چرایی کاری که انجام می دهید در ذهن آن ها ایجاد نمایید.

هدف شرکت شما بدون نوآوری مداوم احتمالاً کارآیی و اعتبار خود را از دست خواهد داد و به یاد آوردن هدف سازمانی باعث می شود که مشارکت بیشتری داشته و رشد کنید. برای انطباق با شرایط و محدویت های تازه، مدیران باید به بازخوردهای هر کسی در شرکت حضور دارد توجه نمایند، حتی مشتریان. التینگ می گوید:”این بازخوردها باارزش ترین اطلاعات برای تضمین موفقیت شرکت شماست. درخواست بازخورد از آن ها را نه تنها در اولویت قرار دهید بلکه این بازخوردها را تحلیل کرده و بر اساس آن ها عمل کنید”.

۴- نیاز به محبوبیت و تحسین شدن

مدیران نیز انسان هستند و طبیعی است که آن ها نیز دوست دارن تایید شوند. اما نیاز به تایید شدن از جانب همه تیم کاری می تواند گاهی اوقات قضاوت های دقیق و درست کاری را غیرممکن سازد. دیوید اسکارولا از کمپانی The Alternative Board (TAB) در این باره چنین می گوید:” یک اشتباه رایج در مدیران جدید و صاحبان کسب و کارهای جدید این است که آن ها تصمیم هایی می گیرند که مورد مقبولیت عام قرار دارند، تصمیماتی که اغلب بهترین تصمیم ها برای کسب و کار نخواهند بود. مدیران باید گاهی اوقات تصمیماتی بگیرند که شاید مطلوب کارمندان نباشد که اغلب مربوط به قلمرو مدیریتی هستند”.

به جای این که سعی کنید همه کارکنان شما را دوست داشته باشند، سعی کنید طوری رفتار کنید که کارمندان شما را درک کرده و به شما احترام بگذارند. ارتباط برقرار کردن آزادانه و راحت را یاد گرفته و هر چند وقت یکبار با اعضای تیم کاری خود جلسه دوستانه بگذارید. علاوه بر این همیشه دلیل پشت تصمیم گیری های خود را با کارمندانتان به اشتراک بگذارید، هر تصمیمی که گرفتید، چه خوشایند و چه ناخوشایند. به باور اسکارولا ” بهترین مدیران دریافته اند که اگر آن ها بهترین تصمیمات را برای کسب و کارشان بگیرند، حتی اگر خوشایند نباشند، و همچنین برای توضیح دلایل خود وقت بگذارند، احترام کارمندانشان را بدست خواهند آورد. در درازمدت، این بهترین نتیجه ای است که یک مدیر انتظار آن را می کشد”.

۵- تظاهر و ریاکاری

ذهنیت «کاری که می گویم را بکن، نه کاری که خودم انجام می دهم» برای محیط کاری شما بسیار خطرناک و مضر خواهد بود. به عنوان یک مدیر شما باید الگویی برای تیم خود باشید. اگر می خواهید کارمندانتان به شما احترام گذاشته و گوش فرا دهند، باید خود نیز از این قوانین پیروی نمایید. اگر خودتان به سختی کار نکنید نمی توانید روی کارمندان خود نیز حساب باز کنید.

دانیل فرسچی، مدیر کمپانی مدیریتی EDGE در این باره چنین می گوید:” یک مدیر باید بیشترین و بالاترین سطح درستکاری را داشته باشد و نقش الگو را برای تیم ایفا کند. اگر شما زود محل کار را ترک کنید یا در مورد یکی از همکارانش بدون مراعات صحبت کند به احتمال فراوان توسط زیردستانتان تکرار خواهد شد. برای جلوگیری از این معضل، یک مدیر باید ارزش های خود را به روشنی بیان کرده و از رفتار خود بسیار آگاه بوده و خود را در سطحی همتراز یا حتی بالاتر از استانداردهای [اخلاقی] تیم شرکت قرار دهد”.

موناهان نیز در این باره بر این باور است که ” مدیران اغلب می خواهند نوع خاصی از محیط را ایجاد کنند اما دوست ندارند در فرهنگی که خود سعی در ساخت آن دارند مشارکت داشته باشند. اگر می خواهید یک محیط مشارکتی ایجاد کنید، اول از همه از خود بپرسید که آیا شما نیز با دیگران مشارکت داشته و همکاری می کنید. قرار دادن خود در جای دیگران نتایج مثبتی در پی خواهد داشت”. مدیران نباید خود را دیگر اعضای تیم کاری خود دور نگه دارند از این رو مغرور نباشید و طوری رفتار نکنید که انگار از کارمندانتان مرتبه بالاتری دارید. این کار تنها باعث ایجاد تنش و ناامید کردن کارمندان خواهد شد.

بهتر است در مورد اشتباهات و نقص های خود با کارمندانتان روراست باشید. هر چه شفاف تر رفتار کنید و صحبت نمایید، تیم کاری شما بسیار موفق تر و کارآمدتر و البته واقعی تر خود را نشان خواهند داد. موناهان اضافه می کند:” با وارد کردن آهسته دیگران به حریم شرکت و در میان گذاشتن شکست ها و چالش ها با آن ها می توانید شروع به واقعی به نظر رسیدن کنید و کارمندان نیز رفته رفته به شما ایمان خواهند آورد. وقتی که خودتان را آسیب پذیر نشان دهید، خود را پذیرا و ارتباط پذیر نشان خواهید داد”.

۶- عدم توفیق در تعیین کردن شفاف انتظارات

کارمندان ترجیح می دهند به ان ها گفته شود چه کاری باید بکنند تا این که با سوال های فراوان و عدم اطمینان به حال خود رها شوند. هدایت و ترسیم ماموریت ها باعث انگیزه بخشیدن به تیم و نگه داشتن ان ها در مسیر رسیدن به اهداف خواهد شد. فرسچی در این باره چنین می گوید:” وقتی که یک مدیر انتظارات خود را تعیین نمی کند، تیم زیردست او در طول روز بدون این که هدف روشنی داشته باشد دور خود خواهد چرخید. تیم زیردستان مستقیم مدیر باید کارآمد باشند؛ آن ها باید بدانند که کارشان معنای ویژه ای داشته و در رسیدن به یک هدف بزرگ تر مشارکت دارند. بدون انتظارات و اهداف تعیین شده، آن ها قادر نخواهند بود که بار کاری خود را اولویت بندی نمایند”.

در حالی که اعتماد به کارمندان در انجام وظایفشان بسیار مهم است اما این مقوله بدان معنا نیست که نباید وظایف را تعیین کنید و اهداف را برجسته سازید تا کار روی روال مطلوب خود باقی بماند. مدیران باید برای هر یک از کارمندان هدف شخصی تعیین کنند و برای آن ها توضیح دهند که چگونه کارشان در خدمت توسعه کلی سازمان خواهد بود.

ریورز در این باره  می گوید:” به عنوان مدیر، بر عهده شماست که تصویری واضح اما فشرده از اهداف و نتایج مورد انتظارتان را برای تیم و سازمانتان فراهم نمایید. افراد با یک پروژه یا وظیفه ارتباط بهتری برقرار خواهند کرد اگر  بدانند که مسیر کاری شان به کجا ختم می شود. آن ها را در تاریکی [بی خبری] نگه ندارید… اطلاعات مهم را مشخص کرده و سپس دستورالعمل ها و انتظارات واضحی را برای بکارگیری آن ها در مسیر موفقیت و نه شکست ترسیم نمایید”.