چگونه بهترین روش را برای تماس با افراد انتخاب کنیم؟

به‌لطف ظهور و گسترش فناوری، روش‌های ارتباطی بی‌شماری برای صحبت‌کردن با همکاران یا دوستان و آشنایان دراختیار ما قرار دارد. ازطرفی، گزینه‌های متعدد، ما را با چالش انتخاب بهترین روش روبه‌رو می‌کند. به‌عنوان مثال فرض کنید در زمان نیاز به تماس، به مخاطب ایمیل ارسال کنید و درنتیجه فرایند مکالمه، بدون دلیل خاصی طولانی شود. در نمونه‌ای دیگر، به مدیر جدید خود پیامک ارسال می‌کنید درصورتی‌که باید با ایمیل، حرفه‌ای‌بودن خود را نشان می‌دادید.

انتخاب گزینه‌های اشتباه تماسی، برای همه‌ی افراد چالشی مرسوم است. بسیاری اوقات، همین انتخاب اشتباه منجر به پایان روابط می‌شوند و شاید عواقب جبران‌ناپذیری برای مسیر شغلی داشته باشند. دراین‌میان، ارتباطات کاری اهمیت بیشتری دارند و انتخاب روش مناسب، حیاتی خواهد بود. در ادامه‌ی این مطلب به بررسی روش‌های ارتباطی مرسوم و شرایط استفاده یا عدم استفاده از هریک از آن‌ها می‌پردازیم.

۱- ارتباط رودررو

ارتباط مستثیم و رودررو هنوز بهترین روش ارتباطی محسوب می‌شود. فراموش نکنید که سایر روش‌ها همگی تلاش می‌کنند تا ظاهری شبیه به این ارتباط ایجاد کنند. درنتیجه بهتر است در همه‌ی موقعیت‌ها، ابتدا به‌دنبال ارتباط رودررو باشید.

درباره‌ی موقعیت استفاده از روش ارتباطی رودررو باید نکاتی را مدنظر داشت. به‌عنوان مثال با اینکه مراسم عمومی، فرصت‌های خوبی برای صحبت کردن با دیگران است، نمی‌تواند آن‌ را زمان مناسبی برای مکالمه‌ی رودررو با مدیر مستقیم یا هر فرد دیگر دانست. به‌جای چنین موقعیت‌هایی، به‌دنبال مکالمه‌های مستقیم دونفره در فضاهایی همچون دفتر کار، کافی‌شاپ یا حتی پارکینگ محل کار باشید.

فرصت‌های کوتاه و پیشنهاد جلسه‌های سریع به مدیران، می‌تواند گزینه‌ی جالب‌توجهی باشد. البته پیش از آنکه بدون اطلاع قبلی به دفتر مدیر مراجعه کنید، آشنایی کلی از رفتارها و اصول شخصی او در ارتباطات پیدا کنید. درنهایت چنین جلسه‌هایی می‌توانند نتایج قابل‌توجهی داشته باشند. تنها به یاد داشته باشید که در یک جلسه‌ی بدون برنامه، همه‌چیز باید سریع اتفاق بیافتد و شاید تنها ۳۰ ثانیه برای ارائه‌ی ایده‌ی خود فرصت داشته باشید. درنتیجه باید از قبل همه‌ی صحبت‌ها و ایده‌ها را آماده کنید.

۲- ایمیل

در دنیای کنونی، ارسال ایمیل یکی از پروتکل‌های استاندارد ارتباطی محسوب می‌شود. البته برای استفاده‌ی بهینه از این ابزار الکترونیکی، باید ابتدا مهارت‌های خود را توسعه دهید. نقطه‌ی قوت ایمیل، قابلیت پیاده‌سازی انواع ایده‌ها با جزئیات بالا است. در یک ایمیل می‌توانید هر پیامی را با هر سطح از جزئیات شرح دهید. انواع موضوعات از ارائه‌ی ایده، درخواست، تشکر و حتی ارسال دستورالعمل، به‌راحتی ازطریق ایمیل قابل انجام هستند.

چالش اصلی در ایمیل‌ها، ساختاردهی و روش نوشتن آن‌ها است. اگر ایمیل شما ساختار و نظم مناسب را نداشته باشد، هیچ‌کس تمایلی به خواندن آن نشان نمی‌دهد. برای اثرگذاری بیشتر، می‌توانید ایمیل‌ها را به‌صورتی دوستانه‌تر ارسال کنید. به‌عنوان مثالی از ساختارهای مفید در ایمیل‌ها نیز می‌توان به کوتاه‌کردن جمله‌ها اشاره کرد. قرار نیست که در ایمیل خود مقاله بنویسید، درنتیجه باید با عبارت‌های کوتاه و مفید، منظور خود را به بهترین نحو منتقل کنید.

۳- پیامک

پیام‌های متنی امروزه به روش‌های مرسومی در دنیای کسب‌وکار تبدیل شده‌اند؛ البته استفاده از آن‌ها نیاز به مهارت بالایی در کنترل زبان و لحن دارد. در بهترین حالت، پیامک را می‌توان روشی آسان و دوستانه برای برقراری ارتباط دانست. در انواع موقعیت‌ها نیز می‌توان از پیامک استفاده کرد. به‌عنوان مثال می‌توانید متنی دوستانه و به نشانه‌ی قدردانی به دوستی ارسال کنید یا حتی دلیل تأخیر احتمالی برای جلسه‌ی پیش‌رو را به مدیر اطلاع دهید. چنین پیام‌هایی، علائم سریعی هستند که مسئولیت‌پذیری را نشان می‌دهند.

علاوه‌بر پیام‌رسانی سریع، می‌توان از پیامک برای ارتباط با مشتریان نیز بهره برد. فراموش نکنید که منظور از پیامک، اپلیکیشن‌های پیام‌رسان نیز هستند. مطالعات نشان می‌دهد که اکثر مشتریان ارتباط مناسبی با بازاریاب‌هایی برقرار می‌کنند که از پیامک برای ارتباط استفاده کرده‌اند. به‌علاوه بسیاری از آن‌ها این نوع از ارتباط را بهتر و صمیمانه‌تر از ایمیل می‌دانند. حتی برخی مطالعات نشان می‌دهد که مشتری‌های پیامکی، نرخ تبدیل بالاتری برای خرید محصولات دارند.

پیامک با تمامی نقاط قوتی که ارائه می‌کند، ضعف‌هایی هم دارد. مثال‌های متعددی از افرادی وجود دارد که پیامک‌ها را به مقاصد اشتباه ارسال کرده‌اند و مسیر زندگی شغلی و شخصی خود را نابود کرده‌اند. فرض کنید پیامکی را به اشتباه به‌جای دوست خود به مدیرتان ارسال کنید، آیا آینده‌ی روشنی را انتظار خواهید داشت؟ درنتیجه پیش از ارسال هر پیامک، چند بار متن و مقصد آن را بررسی کنید. درواقع اجازه ندهید که سریع بودن این روش، منجر به بی‌دقتی در ارتباط شود.

۴- تماس تلفنی یا پیام صوتی

تماس تلفنی بسته به موقعیت می‌تواند راهگشا باشد. اگر ارتباط نزدیکی با مخاطب دارید، می‌توانید با او تماس تلفنی شخصی داشته باشید. درمقابل اگر شناخت کافی نسبت به فرد مورد نظر ندارید، تماس با شماره‌ی شخصی انتخاب جالبی نخواهد بود. به‌عنوان مثال تماس با مدیر یا معاون یک شرکت برای مصاحبه‌ی استخدامی، انتخاب مناسبی نیست.

با افزایش استفاده از اپلیکیشن‌های پیام‌رسان، پیام‌های صوتی هم با استقبال مناسبی روبه‌رو شده‌اند. در انتخاب این روش‌ها هم باید با دقت عمل کنید و موقعیت و آشنایی مخاطب را در نظر بگیرید. به‌عنوان مثال مدیر سازمان زمان کافی برای گوش‌دادن به پیام‌های صوتی ندارد و به احتمال زیاد برداشت مناسبی هم از شخصیت شما نخواهد داشت.

ارتباطات به‌عنوان پایه‌ی مهمی از جوامع شناخته می‌شود. وقتی ارتباط در میان اعضای گروه‌ها از بین برود، نمی‌توان به آینده‌ی آن‌ها امیدوار بود. درنهایت انتخاب مناسب روش‌های ارتباطی به حفظ یکپارچگی گروه و جامعه کمک می‌کند و به‌همین ترتیب، انتخاب غلط می‌تواند روابط را وارد مراحل نگران‌کننده‌ای بکند.